ماذا تعني اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لشركتك

تم التحديث في 4 سبتمبر 2023

تعد الخصوصية أمرًا مهمًا جدًا في الوقت الحاضر، خاصة منذ حدوث التحول الرقمي الهائل في جميع أنحاء العالم. تحتاج الطريقة التي يتم بها التعامل مع بياناتنا إلى الإشراف والتنظيم من أجل منع بعض الأفراد من إساءة استخدامها أو حتى سرقتها. هل تعلم أن الخصوصية هي حق من حقوق الإنسان؟ البيانات الشخصية حساسة للغاية وعرضة لإساءة الاستخدام؛ ولذلك، اعتمدت معظم البلدان تشريعات تنظم بشكل صارم استخدام ومعالجة البيانات (الشخصية). بجانب القوانين الوطنية، هناك أيضًا لوائح شاملة تؤثر على التشريعات الوطنية. على سبيل المثال، قام الاتحاد الأوروبي (EU) بتنفيذ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). دخلت هذه اللائحة حيز التنفيذ في مايو 2018، وتنطبق على أي منظمة تقدم سلعًا أو خدمات في سوق الاتحاد الأوروبي. تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) حتى لو لم يكن مقر شركتك في الاتحاد الأوروبي، ولكن في الوقت نفسه لديها عملاء من الاتحاد الأوروبي. قبل أن ندخل في تفاصيل لائحة اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومتطلباتها، دعنا نوضح أولاً ما تهدف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى تحقيقه وسبب أهميته بالنسبة لك كرائد أعمال. في هذه المقالة، سنشرح بالتالي المقصود باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ولماذا يجب عليك اتخاذ الإجراءات المناسبة للامتثال لها، وكيفية القيام بذلك بأكثر الطرق فعالية قدر الإمكان.

ما هو القانون العام لحماية البيانات (GDPR) بالضبط؟

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هي إحدى لوائح الاتحاد الأوروبي التي تغطي حماية البيانات الشخصية للمواطنين الطبيعيين. ولذلك فهو يهدف فقط إلى حماية البيانات الشخصية وليس البيانات المهنية أو بيانات الشركات. ويرد وصفها على الموقع الرسمي للاتحاد الأوروبي على النحو التالي:

"اللائحة (الاتحاد الأوروبي) 2016/679 بشأن حماية الأشخاص الطبيعيين فيما يتعلق بمعالجة البيانات الشخصية وحرية حركة هذه البيانات. تم نشر النص المصحح لهذه اللائحة في الجريدة الرسمية للاتحاد الأوروبي في 23 مايو 2018. ويعزز القانون العام لحماية البيانات الحقوق الأساسية للمواطنين في العصر الرقمي ويعزز التجارة من خلال توضيح قواعد الشركات في السوق الرقمية الموحدة. وقد نجحت هذه المجموعة المشتركة من القواعد في القضاء على التجزئة الناجمة عن تباين الأنظمة الوطنية وتجنب الروتين. دخلت اللائحة حيز التنفيذ في 24 مايو 2016 ودخلت حيز التنفيذ منذ 25 مايو 2018. مزيد من المعلومات للشركات والأفراد.[1]"

إنها في الأساس وسيلة لضمان التعامل مع البيانات الشخصية بأمان من قبل الشركات التي تحتاج إلى التعامل مع البيانات بسبب طبيعة السلع أو الخدمات التي تقدمها. على سبيل المثال، إذا طلبت منتجًا على موقع ويب كمواطن في الاتحاد الأوروبي، فإن بياناتك محمية بموجب هذه اللائحة لأنك مقيم في الاتحاد الأوروبي. كما أوضحنا بإيجاز من قبل، لا تحتاج الشركة نفسها إلى أن يتم تأسيسها في إحدى دول الاتحاد الأوروبي لتندرج ضمن نطاق هذه اللائحة. يتعين على كل شركة تتعامل مع عملاء من الاتحاد الأوروبي الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، مما يضمن حماية البيانات الشخصية لجميع مواطني الاتحاد الأوروبي وأمانها. بهذه الطريقة، يمكنك أن تطمئن إلى أنه لن تستخدم أي شركة بياناتك لأغراض أخرى غير تلك المذكورة والمحددة على وجه التحديد.

ما هو الغرض المحدد من اللائحة العامة لحماية البيانات؟

الغرض الرئيسي من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هو حماية البيانات الشخصية. تريد لائحة القانون العام لحماية البيانات (GDPR) من جميع المؤسسات، الكبيرة والصغيرة، بما في ذلك مؤسستك، أن تفكر في البيانات الشخصية التي تستخدمها وأن تكون مدروسة للغاية ومراعية لسبب وكيفية استخدامها. في الأساس، تريد اللائحة العامة لحماية البيانات أن يكون رواد الأعمال أكثر وعيًا عندما يتعلق الأمر بالبيانات الشخصية لعملائهم وموظفيهم ومورديهم والأطراف الأخرى التي يتعاملون معها. بمعنى آخر، تريد لائحة اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وضع حد للمنظمات التي تجمع البيانات عن الأفراد فقط لأنها قادرة على ذلك، دون سبب كاف. أو لأنهم يعتقدون أنهم يستطيعون الاستفادة منه بطريقة أو بأخرى الآن أو في المستقبل، دون الكثير من الاهتمام ودون إبلاغك. كما سترون في المعلومات أدناه، فإن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الواقع لا تحظر الكثير. لا يزال بإمكانك المشاركة في التسويق عبر البريد الإلكتروني، ولا يزال بإمكانك الإعلان، ولا يزال بإمكانك بيع واستخدام البيانات الشخصية للعملاء، طالما أنك توفر الشفافية بشأن كيفية احترام خصوصية الأفراد. تتعلق اللائحة بشكل أكبر بتوفير معلومات كافية حول طريقة استخدامك للبيانات، حتى يتم إعلام عملائك والأطراف الثالثة الأخرى بأهدافك وإجراءاتك المحددة. بهذه الطريقة، يمكن لكل فرد أن يزودك ببياناته بناءً على الموافقة المستنيرة، على أقل تقدير. ويكفي أن نقول، عليك أن تفعل ما تقوله وعدم استخدام البيانات لأغراض أخرى غير ما ذكرته، لأن هذا قد يؤدي إلى غرامات باهظة للغاية وعواقب أخرى.

رواد الأعمال الذين تنطبق عليهم اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

قد تسأل نفسك، "هل تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أيضًا على شركتي؟" الإجابة على ذلك بسيطة إلى حد ما: إذا كان لديك قاعدة عملاء أو إدارة شؤون الموظفين مع أفراد من الاتحاد الأوروبي، فأنت تقوم بمعالجة البيانات الشخصية. وإذا قمت بمعالجة البيانات الشخصية، فيجب عليك الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يحدد القانون ما يمكنك فعله بالبيانات الشخصية وكيف يجب عليك حمايتها. لذلك، من المهم دائمًا لمؤسستك، حيث أنه من الضروري لجميع الشركات التي تتعامل مع أفراد الاتحاد الأوروبي الالتزام بلائحة اللائحة العامة لحماية البيانات. أصبحت جميع تفاعلاتنا المهنية والشخصية رقمية بشكل متزايد، لذا فإن مراعاة خصوصية الأفراد هو ببساطة الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله. يتوقع العملاء أن تتعامل متاجرهم المفضلة مع البيانات الشخصية التي تقدمها بعناية، لذا فإن وجود لوائح شخصية خاصة بك فيما يتعلق باللائحة العامة لحماية البيانات أمر يمكنك أن تفخر به. وكمكافأة إضافية، سيحبها عملاؤك.

عندما تتعامل مع البيانات الشخصية، وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات، فإنك تقوم دائمًا بمعالجة هذه البيانات أيضًا. فكر في جمع البيانات أو تخزينها أو تعديلها أو استكمالها أو إعادة توجيهها. حتى إذا قمت بإنشاء أو حذف البيانات بشكل مجهول، فأنت تقوم أيضًا بمعالجتها. البيانات هي بيانات شخصية إذا كانت تتعلق بالأشخاص بحيث يمكنك تمييزها عن جميع الأشخاص الآخرين. هذا هو تعريف الشخص المحدد، والذي سنناقشه بالتفصيل لاحقًا في هذه المقالة. على سبيل المثال، قمت بتحديد هوية شخص ما إذا كنت تعرف اسمه الأول واسم عائلته، وتتطابق هذه البيانات أيضًا مع البيانات الموجودة على وسائل تحديد الهوية الصادرة رسميًا. باعتبارك فردًا مشاركًا في هذه العملية، يمكنك التحكم في البيانات الشخصية التي تقدمها للمؤسسات. أولاً وقبل كل شيء، يمنحك القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الحق في أن تكون على علم بالبيانات الشخصية المحددة التي تستخدمها المؤسسات وسبب استخدامها. وفي الوقت نفسه، لديك الحق في أن تكون على علم بكيفية ضمان هذه المنظمات لخصوصيتك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاعتراض على استخدام بياناتك، أو مطالبة المؤسسة بحذف بياناتك، أو حتى طلب نقل بياناتك إلى خدمة منافسة.[2] لذا، في الأساس، الشخص الذي تنتمي إليه البيانات هو الذي يختار ما تفعله بالبيانات. ولهذا السبب عليك أن تكون دقيقًا كمؤسسة فيما يتعلق بالمعلومات التي تقدمها فيما يتعلق بالاستخدام الدقيق للبيانات الشخصية التي تحصل عليها، حيث يجب أن يكون الفرد الذي تنتمي إليه البيانات على علم بأسباب معالجة بياناته على الإطلاق. عندها فقط يستطيع الفرد أن يقرر ما إذا كنت تستخدم البيانات بشكل صحيح.

ما هي البيانات المعنية بالضبط؟

تلعب البيانات الشخصية الدور الأكثر أهمية في اللائحة العامة لحماية البيانات. حماية خصوصية الأفراد هي نقطة البداية. إذا قرأنا إرشادات اللائحة العامة لحماية البيانات بعناية، فيمكننا تقسيم البيانات إلى ثلاث فئات. الفئة الأولى تتعلق بالبيانات الشخصية على وجه التحديد. ويمكن تصنيف ذلك على أنه جميع المعلومات المتعلقة بشخص طبيعي محدد أو يمكن التعرف عليه. على سبيل المثال، تفاصيل اسمه وعنوانه، وعنوان البريد الإلكتروني، وعنوان IP، وتاريخ الميلاد، والموقع الحالي، وأيضًا معرفات الجهاز. هذه البيانات الشخصية هي جميع المعلومات التي يمكن من خلالها التعرف على الشخص الطبيعي. لاحظ أن هذا المفهوم يتم تفسيره على نطاق واسع جدًا. ومن المؤكد أنه لا يقتصر على اللقب أو الاسم الأول أو تاريخ الميلاد أو العنوان. بعض البيانات - التي لا علاقة لها بالبيانات الشخصية للوهلة الأولى - لا يزال من الممكن أن تندرج تحت اللائحة العامة لحماية البيانات عن طريق إضافة معلومات معينة. ولذلك فمن المقبول عمومًا أنه حتى عناوين IP (الديناميكية)، وهي مجموعات الأرقام الفريدة التي تتواصل بها أجهزة الكمبيوتر مع بعضها البعض على الإنترنت، يمكن اعتبارها بيانات شخصية. ويجب بالطبع أخذ ذلك في الاعتبار على وجه التحديد لكل حالة محددة، ولكن ضع في الاعتبار البيانات التي تقوم بمعالجتها.

تتعلق الفئة الثانية بما يسمى بالبيانات المجهولة المصدر: البيانات الشخصية التي تتم معالجتها بطريقة لا يمكن تتبعها دون استخدام معلومات إضافية، ولكنها تجعل الشخص فريدًا. على سبيل المثال، عنوان بريد إلكتروني مشفر أو معرف مستخدم أو رقم عميل مرتبط فقط ببيانات أخرى عبر قاعدة بيانات داخلية آمنة بشكل جيد. وهذا يقع أيضًا ضمن نطاق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تتكون الفئة الثالثة من بيانات مجهولة المصدر تمامًا: البيانات التي تم فيها حذف جميع البيانات الشخصية التي تسمح بالتتبع. ومن الناحية العملية، غالبًا ما يكون من الصعب إثبات ذلك، ما لم يكن من الممكن تتبع البيانات الشخصية في المقام الأول. وبالتالي فإن هذا خارج نطاق اللائحة العامة لحماية البيانات.

من هو المؤهل كشخص يمكن التعرف عليه؟

قد يكون من الصعب أحيانًا تحديد من يقع ضمن نطاق "الشخص الذي يمكن تحديد هويته". خاصة وأن هناك العديد من الملفات الشخصية المزيفة على الإنترنت، مثل الأشخاص الذين لديهم حسابات مزيفة على وسائل التواصل الاجتماعي. بشكل عام، يمكنك افتراض أنه يمكن التعرف على هوية الشخص عندما تتمكن من تتبع بياناته الشخصية دون بذل الكثير من الجهد. فكر، على سبيل المثال، في أرقام العملاء التي يمكنك ربطها ببيانات الحساب. أو رقم هاتف يمكنك تتبعه بسهولة، وبالتالي معرفة الجهة التي ينتمي إليها. هذه كلها بيانات شخصية. إذا بدا أنك تواجه مشاكل في تحديد هوية شخص ما، فمن الضروري إجراء المزيد من البحث. يمكنك أن تطلب من الشخص نموذجًا صالحًا لإثبات الهوية، فقط للتأكد من أنك تعرف من تتعامل معه. يمكنك أيضًا البحث في قواعد البيانات التي تم التحقق منها للحصول على معلومات تتعلق بهوية شخص ما، مثل دليل الهاتف الرقمي (الذي لا يزال موجودًا بالفعل). إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان من الممكن التعرف على العميل أو الطرف الثالث الآخر، فحاول الاتصال بهذا العميل وطلب البيانات الشخصية. إذا لم يجب الشخص على استفسارك، فمن الأفضل عمومًا حذف جميع البيانات الموجودة لديك وتجاهل المعلومات التي تم تزويدك بها. من المحتمل أن يكون شخص ما يستخدم هوية مزيفة. تهدف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى حماية الأفراد، ولكنك كشركة تحتاج أيضًا إلى اتخاذ الخطوات المناسبة لحماية نفسك من الاحتيال. لسوء الحظ، يستطيع الأشخاص استخدام هويات مزيفة، لذا من المهم توخي الحذر بشأن المعلومات التي يقدمها الأشخاص. عندما يستخدم شخص ما هوية شخص آخر، فقد يكون لذلك تداعيات خطيرة عليك كشركة. وينصح بالعناية الواجبة في جميع الأوقات.

الأسباب المشروعة لاستخدام بيانات الطرف الثالث

أحد المكونات الرئيسية للائحة العامة لحماية البيانات هو القاعدة التي تنص على أنه يجب عليك استخدام بيانات الطرف الثالث فقط لأغراض محددة ومشروعة. بناءً على متطلبات تقليل البيانات، تنص اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على أنه لا يجوز لك استخدام البيانات الشخصية إلا لغرض تجاري محدد وموثق، مدعومًا بواحدة من القواعد القانونية الستة المتاحة للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). بمعنى آخر، يقتصر استخدامك للبيانات الشخصية على غرض محدد وأساس قانوني. يجب توثيق أي معالجة للبيانات الشخصية تقوم بها في سجل القانون العام لحماية البيانات (GDPR)، إلى جانب غرضها وأساسها القانوني. تجبرك هذه الوثائق على التفكير في كل نشاط معالجة والتفكير بعناية في الغرض منه والأساس القانوني له. يتيح القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ستة أسس قانونية سنوضحها أدناه.

1. الالتزامات التعاقدية: عند إبرام عقد، يجب معالجة البيانات الشخصية. يمكن أيضًا استخدام البيانات الشخصية عند ممارسة العقد.
2. الموافقة: يمنح المستخدم إذنًا صريحًا لاستخدام بياناته الشخصية أو وضع ملفات تعريف الارتباط.
3. المصلحة المشروعة: معالجة البيانات الشخصية ضرورية لأغراض المصالح المشروعة للمراقب أو لطرف ثالث. التوازن مهم في هذه الحالة، ولا ينبغي أن ينتهك الحريات الشخصية لصاحب البيانات.
4. المصالح الحيوية: قد تتم معالجة البيانات عند ظهور حالات حياة أو موت.
5. الالتزامات القانونية: يجب معالجة البيانات الشخصية وفقًا للقانون.
6. المصالح العامة: يتعلق ذلك بشكل أساسي بالحكومات والسلطات المحلية، مثل المخاطر المتعلقة بالنظام العام والسلامة وحماية الجمهور بشكل عام.

هذه هي الأسس القانونية التي تسمح لك بتخزين البيانات الشخصية ومعالجتها. في كثير من الأحيان، قد تتداخل بعض هذه الأسباب. هذه ليست مشكلة بشكل عام، طالما يمكنك شرح وإثبات أن هناك أساسًا قانونيًا بالفعل. عندما تفتقر إلى الأساس القانوني لتخزين ومعالجة البيانات الشخصية، فقد تكون في ورطة. ضع في اعتبارك أن اللائحة العامة لحماية البيانات تضع في اعتبارها حماية خصوصية الأفراد، ولهذا السبب لا يوجد سوى قواعد قانونية محدودة. اعرفها وطبقها، ويجب أن تكون آمنًا كمؤسسة أو شركة.

البيانات التي تنطبق عليها اللائحة العامة لحماية البيانات

ينطبق القانون العام لحماية البيانات (GDPR)، في جوهره، على معالجة البيانات التي تتم بشكل تلقائي بالكامل أو جزئيًا على الأقل. وهذا يستلزم معالجة البيانات عبر قاعدة بيانات أو جهاز كمبيوتر، على سبيل المثال. ولكنه ينطبق أيضًا على البيانات الشخصية المضمنة في ملف فعلي، مثل الملفات المخزنة في الأرشيف. ولكن يجب أن تكون هذه الملفات كبيرة بمعنى أن البيانات المضمنة مرتبطة ببعض الطلبات أو الملفات أو التعاملات التجارية. إذا كنت تمتلك ملاحظة مكتوبة بخط اليد تحتوي على اسم فقط، فهي غير مؤهلة كبيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات. قد تكون هذه المذكرة المكتوبة بخط اليد من شخص مهتم بك أو ذات طبيعة شخصية. تتضمن بعض الطرق الشائعة لمعالجة البيانات من قبل الشركات إدارة الطلبات، وقاعدة بيانات العملاء، وقاعدة بيانات الموردين، وإدارة الموظفين، وبالطبع التسويق المباشر، مثل النشرات الإخبارية والمراسلات المباشرة. يُطلق على الشخص الذي تقوم بمعالجة بياناته الشخصية اسم "صاحب البيانات". ويمكن أن يكون هذا العميل أو المشترك في النشرة الإخبارية أو الموظف أو جهة الاتصال. لا يُنظر إلى البيانات المتعلقة بالشركات على أنها بيانات شخصية، في حين يتم اعتبار البيانات المتعلقة بالملكية الفردية أو الأشخاص العاملين لحسابهم الخاص.[3]

القواعد المتعلقة بالتسويق عبر الإنترنت

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لها تأثير كبير عندما يتعلق الأمر بالتسويق عبر الإنترنت. هناك بعض القواعد الأساسية التي يتعين عليك الالتزام بها، مثل تقديم خيار إلغاء الاشتراك دائمًا في حالة التسويق عبر البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون مقدم العطاء قادرًا أيضًا على الإشارة إلى تفضيلاته وتعديلها. وهذا يعني أنه يتعين عليك ضبط رسائل البريد الإلكتروني، إذا كنت لا تقدم هذه الخيارات حاليًا. تستخدم العديد من المنظمات أيضًا آليات إعادة الاستهداف. يمكن تحقيق ذلك، على سبيل المثال، عبر Facebook أو Google Ads، ولكن ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى طلب إذن صريح للقيام بذلك. ربما لديك بالفعل سياسة الخصوصية وملفات تعريف الارتباط على موقع الويب الخاص بك. لذا، مع هذه القواعد، تحتاج هذه الأجزاء القانونية أيضًا إلى المراجعة. تنص متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات على أن هذه الوثائق يجب أن تكون أكثر شمولاً وشفافية. يمكنك غالبًا استخدام النصوص النموذجية لهذه التعديلات، والتي تتوفر مجانًا على الإنترنت. بالإضافة إلى التعديلات القانونية على سياسات الخصوصية وملفات تعريف الارتباط الخاصة بك، يجب تعيين مسؤول معالجة البيانات. هذا الشخص مسؤول عن معالجة البيانات ويضمن أن المنظمة متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وتظل كذلك.

نصائح وطرق الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات

الشيء الأكثر أهمية، بالطبع، هو أنك، كرجل أعمال، تلتزم باللوائح والقواعد القانونية، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات. ولحسن الحظ، هناك طرق للامتثال للقانون العام لحماية البيانات بأقل جهد ممكن. كما ناقشنا من قبل، فإن اللائحة العامة لحماية البيانات في حد ذاتها لا تحظر أي شيء فعليًا، ولكنها تضع إرشادات صارمة للطريقة التي يمكن بها معالجة البيانات الشخصية. إذا لم تلتزم بالإرشادات المحددة واستخدمت البيانات لأسباب غير مذكورة في اللائحة العامة لحماية البيانات أو تقع خارج نطاقها، فإنك تخاطر بفرض غرامات وعواقب أسوأ. بجانب ذلك، ضع في اعتبارك أن جميع الأطراف التي تعمل معها سوف تحترمك كصاحب عمل عندما تحترم أيضًا بياناتهم وخصوصيتهم. سيوفر لك هذا صورة إيجابية وجديرة بالثقة، وهو أمر جيد حقًا للأعمال. سنناقش الآن بعض النصائح التي من شأنها أن تجعل الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) عملية سهلة وفعالة.

1. حدد البيانات الشخصية التي تعالجها في المقام الأول

أول شيء يجب عليك فعله هو البحث عن البيانات الدقيقة التي تحتاجها ولأي غرض. ما هي المعلومات التي ستقوم بجمعها؟ ما مقدار البيانات التي تحتاجها لتحقيق أهدافك؟ مجرد اسم وعنوان بريد إلكتروني، أم أنك تحتاج أيضًا إلى بيانات إضافية مثل العنوان الفعلي ورقم الهاتف؟ تحتاج أيضًا إلى إنشاء سجل معالجة تدرج فيه البيانات التي تحتفظ بها، ومن أين تأتي، والأطراف التي تشارك هذه المعلومات معها. ضع في اعتبارك أيضًا فترات الاحتفاظ، لأن اللائحة العامة لحماية البيانات تنص على أنه يجب عليك أن تكون شفافًا بشأن هذا الأمر.

2. اجعل الخصوصية أولوية لعملك بشكل عام

تعد الخصوصية موضوعًا مهمًا للغاية، وسيبقى هذا على هذا النحو في المستقبل (غير) المنظور، نظرًا لأن التكنولوجيا والرقمنة تتقدمان وتتزايدان. وبالتالي، من المهم جدًا أن تكون، كرجل أعمال، مطلعًا على جميع لوائح الخصوصية الضرورية وأن تعطي الأولوية لذلك أثناء ممارسة الأعمال التجارية. لن يضمن هذا امتثالك لجميع القوانين المعمول بها فحسب، بل سيبني أيضًا صورة ثقة لشركتك. لذا، كرجل أعمال، انغمس في قواعد القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أو اطلب المشورة من الخبراء القانونيين، حتى تتمكن من التأكد من أنك تمارس أعمالك بشكل قانوني عندما يتعلق الأمر بالخصوصية. أنت بحاجة إلى معرفة القواعد الدقيقة التي يجب على شركتك الالتزام بها. يمكن للسلطات الهولندية أيضًا مساعدتك في طريقك من خلال توفير الكثير من المعلومات والنصائح والأدوات التي يمكنك استخدامها يوميًا.

3. تحديد الأساس القانوني الصحيح لمعالجة البيانات الشخصية

كما ناقشنا سابقًا، لا يوجد سوى ستة قواعد قانونية رسمية تسمح لك بمعالجة البيانات الشخصية وتخزينها، وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات. إذا كنت ستستخدم البيانات، فمن الأهمية بمكان أن تعرف الأساس القانوني الذي يقوم عليه استخدامك. من الناحية المثالية، يجب عليك توثيق الأنواع المختلفة لمعالجة البيانات التي تقوم بها مع شركتك، على سبيل المثال، في سياسة الخصوصية الخاصة بك، حتى يتمكن العملاء والجهات الخارجية من قراءة هذه المعلومات والاعتراف بها. ومن ثم تحديد الأساس القانوني الصحيح لكل إجراء على حدة. إذا كنت بحاجة إلى معالجة البيانات الشخصية لدوافع أو أسباب جديدة، فتأكد من إضافة هذا النشاط أيضًا قبل البدء.

4. حاول تقليل استخدام البيانات قدر الإمكان

يجب عليك، كمؤسسة، التأكد من أنك تقوم بجمع الحد الأدنى فقط من عناصر البيانات لتحقيق هدف معين. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع سلعًا أو خدمات عبر الإنترنت، فعادةً ما يحتاج المستخدمون لديك فقط إلى تزويدك بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور حتى تتم عملية التسجيل بسلاسة. ليست هناك حاجة لسؤال العملاء عن جنسهم أو مكان ميلادهم أو حتى عنوانهم كجزء من عملية التسجيل. فقط عندما يستمر المستخدمون في شراء عنصر ما ويريدون شحنه إلى عنوان معين، يصبح من الضروري طلب المزيد من المعلومات. ومن ثم يحق لك طلب عنوان المستخدم في تلك المرحلة، حيث أن هذه معلومات أساسية لأي عملية شحن. يؤدي تقليل كمية البيانات المجمعة إلى تقليل تأثير الحوادث المحتملة المتعلقة بالخصوصية أو الأمان. يعد تقليل البيانات متطلبًا أساسيًا للقانون العام لحماية البيانات وهو فعال للغاية في حماية خصوصية المستخدمين نظرًا لأنك تقوم فقط بمعالجة المعلومات التي تحتاجها وليس أكثر.

5. تعرف على حقوق الأشخاص الذين تقوم بمعالجة بياناتهم

جزء مهم من المعرفة باللائحة العامة لحماية البيانات هو التعرف على حقوق عملائك والأطراف الثالثة الأخرى، التي تقوم بتخزين بياناتهم ومعالجتها. فقط من خلال معرفة حقوقهم يمكنك حماية نفسك وتجنب الغرامات. صحيح أن اللائحة العامة لحماية البيانات قد أدخلت عددًا من الحقوق المهمة للأفراد. مثل الحق في فحص بياناتهم الشخصية، والحق في تصحيح البيانات أو حذفها، والحق في الاعتراض على معالجة بياناتهم. وسنناقش هذه الحقوق بإيجاز أدناه.

• حق الوصول

حق الوصول الأول يعني أن للأفراد الحق في عرض البيانات الشخصية التي تمت معالجتها بشأنهم والرجوع إليها. إذا طلب العميل ذلك، فأنت ملزم بتزويده به.

• الحق في التصحيح

التصحيح هو نفس التصحيح. وبالتالي فإن حق التصحيح يمنح الأفراد الحق في إجراء تغييرات وإضافات على البيانات الشخصية التي تعالجها المنظمة عنهم لضمان معالجة هذه البيانات بشكل صحيح.

• الحق في النسيان

الحق في النسيان يعني بالضبط ما يقوله: الحق في "النسيان" عندما يطلب العميل ذلك على وجه التحديد. ومن ثم تكون المنظمة ملزمة بحذف بياناتها الشخصية. لاحظ أنه إذا كانت هناك التزامات قانونية، فلا يمكن للفرد التذرع بهذا الحق.

• الحق في تقييد المعالجة

يمنح هذا الحق الفرد باعتباره صاحب بيانات الفرصة لتقييد معالجة بياناته الشخصية، مما يعني أنه يمكنه طلب معالجة عدد أقل من البيانات. على سبيل المثال، إذا طلبت إحدى الشركات بيانات أكثر مما هو ضروري للغاية للعملية المعنية.

• الحق في قابلية نقل البيانات

ويعني هذا الحق أن للفرد الحق في نقل بياناته الشخصية إلى منظمة أخرى. على سبيل المثال، إذا ذهب شخص ما إلى شركة منافسة أو ذهب أحد الموظفين للعمل في شركة أخرى، وقمت بنقل البيانات إلى هذه الشركة،

• الحق في الاعتراض

ويعني الحق في الاعتراض أن للفرد الحق في الاعتراض على معالجة بياناته الشخصية، على سبيل المثال، عند استخدام البيانات لأغراض تسويقية. ويمكنهم ممارسة هذا الحق لأسباب شخصية محددة.

• الحق في عدم الخضوع لاتخاذ القرار الآلي

يحق للأفراد عدم الخضوع لعملية صنع قرار مؤتمتة بالكامل قد تكون لها عواقب وخيمة عليهم أو تسبب عواقب قانونية للتدخل البشري. مثال على المعالجة الآلية هو نظام التصنيف الائتماني الذي سيحدد تلقائيًا ما إذا كنت مؤهلاً للحصول على قرض.

• الحق في الحصول على المعلومات

وهذا يعني أنه يجب على المنظمة تزويد الأفراد بمعلومات واضحة حول جمع ومعالجة بياناتهم الشخصية عندما يطلب الفرد ذلك. يجب أن تكون المنظمة قادرة على الإشارة إلى البيانات التي تعالجها وسبب معالجتها، وفقًا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات.

ومن خلال التعرف على هذه الحقوق، يمكنك توقع الوقت الذي قد يستفسر فيه العملاء والأطراف الثالثة بشكل أفضل عن البيانات التي تقوم بمعالجتها. ستجد بعد ذلك أنه من الأسهل بكثير إلزامهم بالمعلومات التي يطلبونها وإرسالها لهم، لأنك كنت مستعدًا. يمكن أن يوفر عليك الكثير من الوقت أن تكون مستعدًا دائمًا للاستفسارات وتكون البيانات في متناول اليد وجاهزة، على سبيل المثال، من خلال الاستثمار في نظام جيد لإدارة العملاء يسمح لك بسحب البيانات الضرورية بسرعة وكفاءة.

ماذا يحدث عندما لا تمتثل؟

لقد تطرقنا بالفعل إلى هذا الموضوع بإيجاز من قبل: هناك عواقب عندما لا تلتزم باللائحة العامة لحماية البيانات. مرة أخرى، يرجى العلم أنك لا تحتاج إلى أن يكون لديك شركة مقرها في الاتحاد الأوروبي حتى يُطلب منك الالتزام. إذا كان لديك عميل واحد مقيم في الاتحاد الأوروبي وتقوم بمعالجة بياناته، فإنك تقع ضمن نطاق اللائحة العامة لحماية البيانات. هناك مستويان من الغرامات التي يمكن فرضها. يمكن للسلطة المختصة بحماية البيانات في كل دولة إصدار غرامات فعالة على مستويين. يتم تحديد هذا المستوى بناءً على الانتهاك المحدد. تتضمن غرامات المستوى الأول انتهاكات مثل معالجة البيانات الشخصية للقاصرين دون موافقة الوالدين، وعدم الإبلاغ عن خرق البيانات، والتعاون مع معالج لا يوفر ضمانات كافية فيما يتعلق بأمن البيانات المطلوبة. يمكن أن تصل هذه الغرامات إلى ما يصل إلى 10 ملايين يورو، أو، في حالة الشركة، ما يصل إلى 2٪ من إجمالي مبيعاتك السنوية في جميع أنحاء العالم من السنة المالية السابقة.

ينطبق المستوى الثاني إذا ارتكبت جرائم أساسية. على سبيل المثال، عدم الامتثال لمبادئ معالجة البيانات أو إذا لم تتمكن المنظمة من إثبات أن صاحب البيانات قد أعطى بالفعل الموافقة على معالجة البيانات. إذا وقعت ضمن نطاق غرامات المستوى الثاني، فإنك تخاطر بغرامة أقصاها 20 مليون يورو، أو ما يصل إلى 4% من حجم مبيعات شركتك العالمية. لاحظ أن هذه المبالغ قد تم تعظيمها وتعتمد على وضعك الشخصي والإيرادات السنوية لشركتك، من بين عوامل أخرى. بالإضافة إلى الغرامات، قد تفرض الهيئة الوطنية لحماية البيانات أيضًا عقوبات أخرى. يمكن أن يتراوح ذلك من التحذيرات والتوبيخ إلى الإيقاف المؤقت (وأحيانًا حتى الدائم) لمعالجة البيانات. وفي هذه الحالة، قد لا تتمكن من معالجة البيانات الشخصية بشكل مؤقت أو دائم من خلال مؤسستك. على سبيل المثال، لأنك ارتكبت جرائم جنائية بشكل متكرر. وهذا سيجعل من المستحيل عليك القيام بأعمال تجارية. عقوبة أخرى محتملة للقانون العام لحماية البيانات هي دفع تعويضات للمستخدمين الذين يقدمون شكوى مبررة. باختصار، كن يقظًا بشأن الخصوصية والبيانات الشخصية للأفراد لتجنب مثل هذه العواقب الوخيمة.

هل تريد معرفة ما إذا كنت متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟

إذا كنت تخطط لبدء عمل تجاري في هولندا، فسيتعين عليك الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات. إذا كنت تتعامل مع عملاء هولنديين، أو عملاء مقيمين في أي دولة أخرى في الاتحاد الأوروبي، فسيتعين عليك أيضًا الالتزام بلائحة الاتحاد الأوروبي هذه. إذا كنت لا تعرف على وجه اليقين ما إذا كنت تندرج ضمن نطاق القانون العام لحماية البيانات (GDPR)، فيمكنك دائمًا الاتصال Intercompany Solutions للحصول على المشورة حول هذا الموضوع. يمكننا مساعدتك في معرفة ما إذا كان لديك لوائح وعمليات داخلية معمول بها وما إذا كانت المعلومات التي تقدمها لأطراف ثالثة كافية. في بعض الأحيان قد يكون من السهل جدًا التغاضي عن معلومات مهمة، الأمر الذي قد يوقعك في مشاكل مع القانون. تذكر: الخصوصية موضوع مهم للغاية، لذا من الضروري أن تكون دائمًا على اطلاع بأحدث اللوائح والأخبار. إذا كانت لديك أية أسئلة حول هذا الموضوع أو كنت ترغب في الحصول على مزيد من المعلومات حول المؤسسات التجارية في هولندا، فلا تتردد في الاتصال بنا Intercompany Solutions في أي وقت. سنساعدك بكل سرور في أي استفسار قد يكون لديك، أو نقدم لك عرض أسعار واضح.

مصادر:

https://gdpr-info.eu/

https://www.afm.nl/en/over-de-afm/organisatie/privacy

https://finance.ec.europa.eu/

---

[1] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/data-protection-eu_nl#:~:text=The%20general%20regulation%20dataprotection%20(GDPR)&text=The%20AVG%20(also%20known%20under,digital%20unified%20market%20te%20.

[2] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming

[3] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming