واجب الاحتفاظ المالي وفقًا للقانون الهولندي

تم التحديث في 26 يونيو 2023

عند بدء عمل تجاري هولندي ، ستحتاج إلى الالتزام بجميع القوانين الهولندية التي تنظم بيئة الأعمال. أحد هذه القوانين هو ما يسمى بالتزام الاحتفاظ المالي. يخبرك هذا بشكل أساسي أنك بحاجة إلى أرشفة إدارة عملك لعدد معين من السنوات. لماذا؟ لأن هذا يسمح لسلطات الضرائب الهولندية بفحص إدارتك متى رأت ذلك مناسبًا. التزام الاحتفاظ بالضرائب هو التزام قانوني ينطبق على جميع رواد الأعمال في هولندا. إذا كنت معتادًا على العمل مع ملفات قديمة وطرق أرشفة إدارتك ، فقد يكون هذا تحديًا كبيرًا. حتى أن هناك فرصة جيدة ، بدون معرفة ذلك ، أنك لا تمتثل لالتزام الاحتفاظ.

في الأساس ، ينص التزام الاحتفاظ المالي على أن جميع رواد الأعمال في هولندا ملزمون قانونًا بالحفاظ على إدارة شركتهم لمدة سبع سنوات. يرجى ملاحظة أنه بالنسبة لبعض المستندات ، تنطبق فترة الاحتفاظ لمدة سبع سنوات ، ولكن تنطبق على البعض الآخر عشر سنوات. يجب أيضًا تخزين المستندات بطريقة تسمح لمفتشي سلطات الضرائب الهولندية بالتحقق بسهولة من الإدارة في غضون فترة زمنية معقولة. في هذه المقالة ، سنحدد ما يعنيه التزام الاحتفاظ المالي لشركتك ، وكيف يمكنك الالتزام به وما هي المزالق التي يجب البحث عنها.

معلومات حول التزام الاحتفاظ المالي

كما أوضحنا أعلاه ، فإن جميع أصحاب الأعمال الهولنديين ملزمون قانونيًا بإتاحة الفرصة لسلطات الضرائب الهولندية للتحقق من الإدارة منذ ما يصل إلى سبع سنوات. ينطبق هذا على البيانات الأساسية حول إنفاقك المالي وأرباحك ، مثل دفتر الأستاذ العام وإدارة المخزون وحسابات القبض والحسابات الدائنة وإدارة المشتريات والمبيعات وإدارة كشوف المرتبات. إذن كل الأموال التي تخرج وتدخل خلال أي سنة مالية معينة ، والتي تبدأ من 1^st من يناير حتى 31^st ديسمبر. عليك أن تضع في اعتبارك أن هذا يعني أن كل رائد أعمال هولندي يجب أن يكون قادرًا على عرض جميع البيانات من السنوات السبع (أو العشر) الماضية ، خلال فحص عشوائي من قبل السلطات الضريبية. تعني كلمة عشوائية أنها يمكن أن تأتي بدون سابق إنذار ، لذلك عليك دائمًا أن تكون مستعدًا.

هناك العديد من الأسباب المحتملة لإجراء الفحص ، على الرغم من أنه يحدث أحيانًا كتدقيق عام. قد تقرر سلطات الضرائب ببساطة أنك بحاجة إلى فحص دوري ، للتأكد من أنك تفعل كل شيء بشكل قانوني وأن إدارتك محدثة. يتم إجراء هذه الفحوصات بشكل عشوائي ، ولكن ليس كثيرًا. في حالات أخرى ، يوجد سبب واضح في الغالب وراء قرار السلطات الضريبية بفحصك. على سبيل المثال ، قمت بتقديم الإقرارات التي وجدتها السلطات الضريبية مشبوهة. أو يمكنك التفكير في تحقيق يقوم به مفتش الضرائب لدى أحد مورديك أو شريك تجاري أو طرف ثالث معني. يطلب المفتش بعد ذلك الوصول إلى إدارتك ، ويرى ما إذا كان يمكنه اكتشاف الأخطاء أو المخالفات. هذا هو السبب في أن المحاسبين والمحاسبين يشيرون لعملائهم في كثير من الأحيان إلى أنه من المهم جدًا إدارة إدارة موجزة ومصممة جيدًا.

ليس فقط لأن السلطات الضريبية يمكن أن تأتي وتغوص في إدارتك ، ولكن بسبب مزايا أخرى خاصة بك ولشركتك. إذا كنت تدير إدارة قوية ، فهذا يوفر لك نظرة ثاقبة على أرقامك المالية. يمكنك أن تراها إلى حد ما موازية لدفتر المنزل: أنت تراقب كل الأموال الواردة والصادرة. هذا يعني أنك تعرف بالضبط أين توجد المشكلات ، على سبيل المثال ، عندما تنفق على الأصول أكثر مما تحققه بالفعل من الأرباح. على الرغم من حقيقة أن الفرصة قد لا تكون كبيرة لأن يقوم المفتش بالطرق على بابك ، إلا أنه لا يزال من الحكمة أن تقوم الإدارة بالترتيب. بالنسبة إلى رواد الأعمال ، تعد المحاسبة أيضًا مصدرًا موثوقًا للأرقام لاتخاذ قرارات مستنيرة. هذا يعني أنه من الأسهل أن تقرر متى تستثمر في شيء جديد ، بدلاً من الاستثمار بشكل أقل وكسب المزيد من المال لفترة من الوقت بدلاً من ذلك. يمنحك نظرة عامة على ربحية شركتك ، وهو أمر مهم للغاية إذا كنت ترغب في تحقيق نجاح حقيقي.

متى تطبق فترة التزام الاحتفاظ البالغة 10 سنوات؟

كما ذكرنا بإيجاز أعلاه ، فإن الفترة العادية للاحتفاظ بها هي 7 سنوات. في بعض الحالات ، سيحتاج رواد الأعمال إلى تخزين المعلومات والبيانات لبضع سنوات أطول ، أي 10 سنوات. أحد المواقف التي ينطبق فيها التزام الاحتفاظ المطول هذا ، هو عندما تمتلك أو تستأجر مبنى مكاتب ، أو أي نوع آخر من المباني التجارية. تخضع البيانات المتعلقة بالممتلكات غير المنقولة لالتزام الاحتفاظ لمدة عشر سنوات ، لذلك إذا كنت تمتلك أي نوع من الممتلكات عبر شركتك ، فإنك تخضع لفترة الاحتفاظ الأطول. وينطبق الشيء نفسه ، عندما تقدم شركتك ، أو تشارك في تقديم ، خدمات البث الإذاعي والتلفزيوني ، والخدمات الإلكترونية و / أو خدمات الاتصالات ، واختارت أيضًا ما يسمى بنظام OSS (One-Stop-Shop). ضع في اعتبارك أنه من الممكن تمامًا في الواقع إبرام اتفاقيات مع السلطات الضريبية حول لوائح أو ترتيبات معينة ، مثل:

• كيف يجب أن تكون الإدارة مفصلة
• طريقة حفظ السجلات
• الاحتفاظ ببيانات غير البيانات الأساسية لفترة زمنية أقصر

احتفظ أيضًا وحدث ، إن أمكن ، تسجيل وقت "البيانات الأساسية" للخصم الضريبي السنوي لريادة الأعمال. هذا صحيح أيضًا للحفاظ على تسجيل الأميال الجيد. يجب عليك الاحتفاظ بواحد لاستخدام سيارتك الخاصة للعمل ، أو العكس: عندما تستخدم سيارة العمل الخاصة بك فقط للعمل وليس بشكل خاص.

من يجب أن يحتفظ بإدارة بالضبط؟

من أول الأسئلة التي قد تطرحها ، من الذي يجب عليه الاحتفاظ بالإدارة لمدة 7 سنوات على الأقل؟ في الواقع ، يتعين على كل صاحب عمل القيام بذلك. لا يهم حجم عملك التجاري الكبير أو الصغير: فالالتزام يقع على عاتق كل رائد أعمال هولندي. لا تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بالإدارة ، ولكن يجب أيضًا الاحتفاظ بالإدارة بطريقة تسمح للسلطات الضريبية بالتحقق منها. لذلك ، هناك بعض القواعد واللوائح المعنية ، مما يعني أن إدارتك يجب أن تكون مناسبة وفقًا للقانون الهولندي. أنت بحاجة إلى هذه الإدارة لتقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة بشكل صحيح وإعلان الإمدادات داخل المجتمع (ICP) ، ولكن أيضًا لتكون قادرًا على إدارة عملك بشكل صحيح. بشكل عام ، هذا يعني أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بجميع المستندات الأصلية ، حتى تتمكن من إظهارها لمفتش الضرائب عندما يقوم بإجراء فحص.

من المعفى من الاحتفاظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة الكاملة؟

هناك بعض رواد الأعمال الذين لا يتعين عليهم الاحتفاظ بسجلات ضريبة القيمة المضافة الكاملة:

• رواد الأعمال الذين يقومون فقط بتوريد سلع أو خدمات معفاة من ضريبة القيمة المضافة
• الكيانات القانونية التي ليست رواد أعمال ، ولكن لديها رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة

التزامات إدارية إضافية

هل تملك شركة تتاجر في السلع الهامشية؟ ثم تنطبق عليك التزامات إدارية إضافية. ما هي البضائع الهامشية؟ تُستخدم السلع الهامشية بشكل عام البضائع (المستعملة) التي اشتريتها دون دفع ضريبة القيمة المضافة. في ظل ظروف معينة ، يمكن أيضًا اعتبار العناصر التالية سلعًا هامشية:

• فنـون
• التحف
• المقتنيات التي تشتريها أو تستوردها بضريبة القيمة المضافة.

ماذا يندرج تحت فئة البضائع المستعملة؟

البضائع المستعملة هي جميع السلع التي يمكنك استخدامها مرة أخرى ، سواء بعد الإصلاح أم لا. يرجى ملاحظة أن جميع السلع التي تشتريها من فرد خاص هي سلع مستخدمة دائمًا ، حتى لو لم يتم استخدامها مطلقًا. تشمل السلع المستعملة أيضًا البضائع التي تم تربيتها في المنزل أو ، كما في حالة الخيول. عندما تتداول سلع الهامش ، فأنت بحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن التجارة في السلع الهامشية تخضع لالتزامات إدارية عامة. بالإضافة إلى ذلك ، تنطبق قواعد مختلفة على إدارتك للسلع الهامشية. يجب بالطبع الاحتفاظ بشراء وبيع السلع الهامشية في سجلاتك. بالنسبة لهذه البضائع ، هناك طريقتان مختلفتان لتحقيق ذلك:

• يمكنك حساب ضريبة القيمة المضافة لكل سلعة فردية ، وتتبع عمليات الشراء والمبيعات لكل عنصر في إدارتك. تسمي السلطات الضريبية هذا الأسلوب الفردي.
• يمكنك حساب ضريبة القيمة المضافة على إجمالي هامش الربح في فترة الإعلان. نسمي هذا أسلوب العولمة.

كلا الأسلوبين يخضعان لالتزامات إدارية إضافية. إذن ما هي الطريقة التي تستخدمها؟ يمكن الإجابة على هذا السؤال بالقول إن ذلك يعتمد على نوع البضائع والطريقة المسموح لك باستخدامها. طريقة العولمة إلزامية للسلع التالية:

• وسائل النقل مثل السيارات والدراجات النارية والدراجات والدراجات البخارية والكرفانات
• ملابس
• الأثاث
• كتب ومجلات
• معدات التصوير الفوتوغرافي والأفلام والفيديو
• أشرطة الفيديو ، وأقراص DVD ، وأشرطة التسجيل الموسيقية ، والأقراص المدمجة ، و LPs ، وما إلى ذلك.
• آلات موسيقية
• الأجهزة المنزلية
• الأجهزة الكهربائية
• الحيوانات الأليفة
• الفن والتحف والمقتنيات (بشروط معينة كما ذكرنا سابقاً)

تعتبر طريقة العولمة إلزامية أيضًا للأجزاء والملحقات والإمدادات المستخدمة في هذه السلع ، لأنها تشكل جزءًا لا يتجزأ من السلع الهامشية نفسها. لذا ، حتى إذا قمت بوضع أنبوب عادم جديد على سيارتك المستعملة ، فسيكون ذلك جزءًا من هامش الخير (السيارة).

البضائع غير المؤهلة كبضائع هامشية

هل تتاجر في سلع أخرى غير السلع الهامشية؟ بمعنى أن البضائع الخاصة بك لا يمكن تصنيفها على أنها مستخدمة؟ ثم تحتاج إلى تطبيق الطريقة الفردية ، بدلاً من طريقة العولمة. تسمح لك طريقة العولمة بتعويض هوامش الربح السلبية مقابل هوامش الربح الإيجابية. هذا غير مسموح به مع الطريقة الفردية ، على الرغم من ذلك. على أي حال ، من الممكن تمامًا أن تطلب من سلطات الضرائب الهولندية تغيير الأساليب ، متى كنت تعتقد أن هذا سيكون مناسبًا لك. فقط في حالة كونك بائعًا بالمزاد العلني أو وسيطًا يتصرف نيابة عنك كمزاد مزاد ، لا يجوز لك تطبيق طريقة العولمة. قد يكون هذا بسبب حقيقة أن الدلال يعمل كوسيط بين المشترين والبائعين ، وبالتالي لا يمكن اعتباره مالك العنصر. أيضًا ، يمكنك بيع سلع الهامش بضريبة القيمة المضافة. يمكنك بالفعل اختيار بيع سلع الهامش بضريبة القيمة المضافة. يمكنك قراءة ما عليك القيام به في إدارتك تحت العواقب الإدارية عند البيع بموجب نظام ضريبة القيمة المضافة العادي.

المستندات الدقيقة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها خلال فترة زمنية معينة

كما ذكرنا سابقًا ، تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع البيانات الأساسية لإدارة شركتك لمدة 7 سنوات ، حتى تتمكن السلطات الضريبية من التحقق من البيانات. تبدأ فترة 7 سنوات عندما تنتهي القيمة الحالية لأي سلعة أو خدمة. لكي نتمكن من شرح ما تعنيه كلمة "حالي" في هذا السياق ، يمكننا استخدام مثال عقد إيجار سيارة. تخيل أنك استأجرت سيارة خلال فترة 3 سنوات. طالما أن العقد ساري المفعول ، يُنظر إلى السلعة أو الخدمة على أنها سارية. ومع ذلك ، مع إنهاء العقد ، لم يعد يتم استخدام السلعة أو الخدمة في تلك اللحظة ، وبالتالي فهي مؤهلة على أنها منتهية الصلاحية. الأمر نفسه ينطبق على الموقف ، عندما تقوم بدفع دفعة أخيرة لدفع شيء (خصم). من تلك اللحظة فصاعدًا ، تحتاج إلى تخزين البيانات المتعلقة بهذه السلعة أو الخدمة لمدة 7 سنوات متتالية ، نظرًا لأن هذا هو الوقت الذي تبدأ فيه فترة الاحتفاظ فعليًا. بالطبع ، ترغب في معرفة المستندات والبيانات التي ستحتاج إلى أرشفتها. تتكون البيانات الأساسية مما يلي بشكل عام:

• دفتر الأستاذ العام
• إدارة المخزون
• إدارة المشتريات والمبيعات
• إدارة الذمم المدينة والذمم الدائنة
• إدارة الرواتب

بالإضافة إلى البيانات الأساسية المذكورة أعلاه ، يجب أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أنه يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بجميع البيانات الرئيسية. تتعلق البيانات الرئيسية بموضوعات مثل المعلومات حول المدينين والدائنين وملفات المقالات. يرجى ملاحظة أنه يجب تتبع جميع الطفرات في البيانات الرئيسية بعد ذلك.

الطريقة الصحيحة لتخزين الفواتير

جزء مهم من التزام الاحتفاظ هو الطريقة المحددة التي يتم بها استلام البيانات وتخزينها. وفقًا للأحكام القانونية التي تغطي هذا الموضوع المحدد ، يجب عليك الاحتفاظ بالكتب والمستندات وشركات البيانات المهمة للضرائب بنفس الطريقة التي تلقيتها بها. لذلك ، في حالتها الأصلية ، أي التسجيل الأساسي لبيانات المصدر. هذا يعني أن المستند المستلم رقميًا يحتاج أيضًا إلى تخزينه رقميًا ، والذي قد يبدو مخالفًا للحدس في البداية ، حيث كان تخزين البيانات فعليًا هو القاعدة لفترة طويلة. هذا لم يعد ينطبق. على سبيل المثال ، يجب تخزين عرض الأسعار أو الفاتورة التي تتلقاها عبر البريد الإلكتروني كملف رقمي ، لأن الطريقة الأصلية التي تلقيتها بها هي رقمية. وفقًا لقواعد التزام الاحتفاظ ، لا يجوز لك تخزين هذا الاقتباس أو الفاتورة إلا رقميًا.

شيء آخر يجب عليك فعله ، هو تخزين مصدر الملف الذي تلقيته ، بجانب تخزين كل ملف رقمي رقميًا. لا يكفي مجرد حفظ الفاتورة نفسها ، لأن السلطات الضريبية تريد منك إثبات أنه بعد الاستلام ، لم يتم تعديل الفاتورة يدويًا. لذلك ، فأنت تدرك ذلك ليس فقط من خلال تخزين الفاتورة نفسها ، ولكن أيضًا من خلال البريد الإلكتروني الذي تم إرفاق الفاتورة به. يسمح هذا للمفتش برؤية أن الفاتورة التي قمت بحفظها كملف PDF أو Word هي في الواقع نفس الفاتورة التي تم استلامها في الأصل عبر البريد الإلكتروني. يجب أن تكون البيانات الموجودة في نظام المعلومات ، أو ما يسمى بالبيانات المشتقة ، قابلة للتتبع إلى بيانات المصدر. يعد مسار التدقيق هذا شرطًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بالتخزين الرقمي للإدارة. يُسمح لك أيضًا بمطالبة عملائك بتحديد الهوية. ومع ذلك ، فإن ما هو غير مسموح به ، وفقًا لقواعد القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، هو أن هذا الشكل من التعريف يتم نسخه وتخزينه ، على سبيل المثال ، في إحدى الإدارات. يُسمح بهذا فقط في الحالات التي يكون فيها هذا إلزاميًا ، مثل عندما تقوم بتعيين موظف ، أو عندما يحتاج الأشخاص إلى إثبات هويتهم لكي يصبحوا مشتركين في (بعض) الخدمات التي تقدمها.

الطريقة الصحيحة للحفاظ على الإدارة المادية

فاتورة أو مستند آخر تستلمه بالبريد على الورق ، ويجب الاحتفاظ به ، يمكنك في الواقع التحويل الرقمي والتخزين الرقمي وفقًا للسلطات الضريبية. لذا في الأساس ، تستبدل الملف المصدر ، وهو الفاتورة على الورق ، بملف رقمي. هذا يسمى التحويل. لكن ضع في اعتبارك أنك في هذا السيناريو تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بالملف الأصلي ، كما ذكرنا أعلاه ، للفترة الملزمة قانونًا. عند الرقمنة ، هناك بعض العوامل المهمة التي يجب أن تكون على علم بها. غالبًا ما يقوم أصحاب الأعمال بالرقمنة عن طريق مسح الفواتير ضوئيًا أو التقاط صورة للمستندات أو عن طريق وجود أداة رقمنة مرتبطة ببرنامج المحاسبة الخاص بهم ، والذي يُسمى أيضًا "المسح والتعرف". فقط من خلال هذه الطريقة الأخيرة للرقمنة ، يمكن رقمنة الفواتير ليس فقط بسهولة أكبر ، ولكن أيضًا وفقًا للإجراء الصحيح.

في كتيب حول التزام الاحتفاظ ، تشير سلطات الضرائب الهولندية إلى الشروط التي يجب أن يفي بها التحويل. من المهم هنا عدم فقد ميزات الأمان الخاصة بالمستند الأصلي. هذا يعني أنك تحتفظ دائمًا بالفواتير الورقية ماديًا (في شكل ورقي) لمدة سبع سنوات. يصعب على السلطات الضريبية التحقق من صحتها خاصة الإيصالات المدفوعة نقدًا. من ناحية أخرى ، هناك أيضًا أمثلة لشركات المحاسبة التي عقدت اتفاقيات مع السلطات الضريبية حول هذا الموضوع. على سبيل المثال ، حصلت المكاتب بشكل جماعي على إذن لجميع عملائها لتخزين الفواتير المادية رقميًا ، حتى لا يضطروا بعد الآن إلى الاحتفاظ بأي شيء على الورق. من الحكمة لك ، كرائد أعمال ، استكشاف خياراتك وربما التحدث إلى السلطات الضريبية حول رغباتك المحددة. غالبًا ما يكونون على استعداد للتحلي بالمرونة ومساعدتك بطرق معينة ، طالما أنك تحافظ على كل شيء نظيفًا وشفافًا وقانونيًا.

الطريقة الصحيحة لتخزين البيانات الرقمية

هناك عدة طرق لتخزين البيانات الرقمية بشكل صحيح. الشرط الأكثر أهمية ، بالطبع ، هو أن البيانات يجب أن يتم تخزينها لمدة 7 (أو 10) سنوات. هل تخزن جميع بياناتك وتعمل على الخادم الخاص بك؟ ثم يفرض القانون المالي الهولندي ، أنك بحاجة إلى إجراء نسخ احتياطي جيد ، بينما تحتاج أيضًا إلى إجراء هذه النسخ الاحتياطية باستمرار. بعد ذلك ، يجب تخزين هذه النسخ الاحتياطية في موقع مختلف ، عن الموقع الذي توجد فيه الإدارة الرقمية. يمكنك ، على سبيل المثال ، استخدام محرك أقراص ثابت خارجي لتحقيق هذه الغاية. يُسمح أيضًا بإمكانية اختيار حل سحابي لتخزين بياناتك. هل تعلم أن برنامج المحاسبة السحابي يتمتع بالعديد من المزايا ، مثل ما يلي: 

• يمكنك أنت ومحاسبك أو محاسبك الوصول إلى البيانات من أي جهاز
• يتم الاحتفاظ ببياناتك بأمان ولا يمكن فقدها أو إتلافها في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر أو أي جهاز آخر
• يمكنك إبلاغ نفسك وتوجيه شركتك بناءً على البيانات الحالية الحقيقية
• يمكنك أيضًا ربط البرامج الأخرى ببرنامج المحاسبة

عندما تضع هذه القواعد في الاعتبار ، فأنت آمن تمامًا لتخزين إدارتك الرقمية بالطريقة الصحيحة. سنلخص بعض التفاصيل الأكثر إثارة للاهتمام فيما يتعلق بالإدارة الرقمية أدناه.

الشروط والمتطلبات الإضافية المتعلقة بالتخزين الرقمي للملفات والبيانات

هل قمت بتخزين البيانات على المعدات القديمة؟ يعني التزام الاحتفاظ أيضًا أنه يجب أن يكون الوصول إلى البيانات المحتجزة متاحًا. لذلك ، يجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى الملف الأصلي وفتحه. هذا يعني ، على سبيل المثال ، أنه يجب الحفاظ على المعدات القديمة التي تسمح لك بالوصول إلى البيانات ، إذا كان لا يمكن الرجوع إلى ملفات رقمية معينة إلا بهذه الطريقة. يمكنك التفكير في وسائط التخزين القديمة ، مثل قرص مرن قديم ، أو إصدار سابق من Windows. علاوة على ذلك ، تدعم معظم حزم المحاسبة ما يسمى بملف التدقيق مالياً. ملف التدقيق مقتطف من دفتر الأستاذ العام. يرجى ملاحظة ، مع ذلك ، أنه لا يكفي الاحتفاظ بملف التدقيق فقط ، لأنه لا يشمل جميع الإدخالات الإدارية. علاوة على ذلك ، ضع في اعتبارك جميع وسائل الاتصال الإلكترونية ، مثل التقويم والتطبيقات والرسائل النصية القصيرة. يجب الاحتفاظ بجميع الرسائل عبر البريد الإلكتروني و WhatsApp و SMS وحتى Facebook بقدر ما تعتبر تندرج تحت فئة "الاتصالات التجارية". في حالة إجراء تفتيش ، يجب توفير هذه المعلومات في النموذج الذي يطلبه المفتش. تنطبق هذه القاعدة أيضًا على الاحتفاظ بجدول الأعمال الرقمي.

المزيد حول تحويل الملف الورقي إلى وسيط رقمي أو تخزين

في ظل ظروف معينة ، يمكنك نقل البيانات من وسيط تخزين إلى آخر. على سبيل المثال ، مسح مستند ورقي أو محتويات قرص مضغوط ضوئيًا إلى محرك أقراص USB. طبعا هناك شروط معينة لتتمكن من القيام بذلك وهي كالتالي:

• التحويل يتم بشكل صحيح وكامل
• تتوفر البيانات المحولة طوال فترة الاحتفاظ بأكملها
• يمكنك إعادة إنتاج البيانات وجعلها قابلة للقراءة والتحكم في غضون فترة زمنية معقولة

إذا نجحت في إدراك ذلك ، فلن تكون ملزمًا بالاحتفاظ بالمستندات الورقية بعد الآن. لذلك إذا تمكنت من تلبية الشروط المذكورة أعلاه ، فلن تحتاج بعد الآن إلى الاحتفاظ بالمستند الأصلي. سيوفر لك ذلك الوقت والمساحة ، حيث لن تحتاج إلى إدارة مادية بعد الآن. إذن ، ستحل النسخة الرقمية محل النسخة الأصلية. من حيث المبدأ ، يمكن التحويل لجميع المستندات ، باستثناء:

1. الميزانية العمومية
2. بيان الأصول والخصوم
3. مستندات جمركية معينة.

بدون إدارة فعلية ، يمكنك في الواقع توفير الكثير من مساحة المكتب والكثير من العمل الإضافي. لا مزيد من البحث في المحفوظات القديمة ، أو علب الأحذية في الخزائن المحشوة. عندما تنظر إلى التطورات الرقمية في السنوات العشر إلى العشرين الماضية ، فمن الحكمة أن تخطو خطوة نحو إدارة رقمية بالكامل. يكاد يكون من المستحيل فقدان أي ملف مخزن رقميًا ، خاصةً عند استخدام حل مستند إلى السحابة. أيضًا ، من الأسهل والأسرع كثيرًا أن تقوم بتكرار الملفات الرقمية. أيضا مساعدة المحاسب الخاص بك. تحدث إلى محاسبك بين الحين والآخر ، وحاول إعداد الإدارة بطريقة تجعلك تمتثل لالتزام الاحتفاظ القانوني. لا توفر برامج المحاسبة عبر الإنترنت إدارات أكثر قابلية للتحكم فقط. بفضل جدران الحماية المحمية جيدًا والمفاتيح الآمنة ، تقوم برامج المحاسبة الجيدة عبر الإنترنت بتخزين إدارتك تلقائيًا في السحابة. يمكنك رؤيتها على أنها خزنة رقمية ، في مكان آمن ، لا يمكن لأي شخص آخر الوصول إليها غيرك ومحاسبك. أو: سلطات الضرائب ، عندما يتعين على المفتش مراجعة دفاترك.

Intercompany Solutions يمكن أن تبلغك بمزيد من المعلومات حول التزام الاحتفاظ المالي

كما ترى ، هناك الكثير من الالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ المالي. من الحكمة أن تظل دائمًا على اطلاع بأحدث التشريعات المتعلقة بالموضوع ، حتى تعرف كرجل أعمال أنك تعمل وفقًا لجميع القوانين الهولندية المعمول بها. يجب أن يخبرك المحاسب الخاص بك بالفعل عن هذا ، بالإضافة إلى جميع الخيارات للامتثال لهذا القانون بطريقة مناسبة وآمنة. إذا لم يكن لديك محاسب ولا تعرف كيفية الامتثال ، أو ربما تكون قد بدأت للتو عملك الخاص وكنت جديدًا في مثل هذه الموضوعات: في جميع هذه الحالات ، يمكنك دائمًا الاتصال Intercompany Solutions. يمكننا تزويدك بمشورة مالية ومالية شاملة ، بما في ذلك أفضل طريقة للحفاظ على إدارة مناسبة. يمكننا أيضًا تقديم الدعم والمشورة عندما يتعلق الأمر بدفع الضرائب وإعداد الإقرار الضريبي السنوي. لا تتردد في الاتصال بنا مباشرة لمزيد من المعلومات.

مصادر:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/